Como uma rede de academias brasileira automatizou adesão e cobrança de pagamentos com Mewayz

Estudo de caso – Indústria de Fitness

Como uma rede de academias brasileira automatizou a adesão e a cobrança de pagamentos

A Força Fitness passou de uma perda de R$ 38 mil/mês devido a falhas nos pagamentos e passou a operar um mecanismo de adesão totalmente automatizado em 12 localidades — em menos de 90 dias.

Resumo dos resultados

73%

Redução em pagamentos falhados

162 horas

Economizado por mês no Admin

R$ 456 mil

Receita anual recuperada

41%

Diminuição na rotatividade de membros

Empresa: Força Fitness (composição fictícia baseada em padrões reais da indústria)

Localização: região metropolitana de São Paulo, Brasil

Tamanho: 12 locais, mais de 8.400 membros ativos

Indústria: Saúde e Fitness

Ferramentas utilizadas: Mewayz CRM, faturamento, automação de pagamentos, sequências de e-mail, páginas iniciais

O mercado de academias brasileiro: uma oportunidade de US$ 3,2 bilhões com problema de pagamento

O Brasil é o segundo maior mercado de academias do mundo, atrás apenas dos Estados Unidos. De acordo com a International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) e pesquisas de mercado da WorldMetrics, o país possui mais de 31.000 instalações de fitness que atendem aproximadamente 9,6 milhões de membros de academias, gerando uma receita anual estimada em US$ 3,2 bilhões em 2025.

Mas por trás destes números impressionantes existe um desafio operacional persistente: a cobrança de pagamentos. Pesquisas do setor indicam que as academias brasileiras perdem entre 15% e 28% da receita mensal esperada devido a falhas nos pagamentos, cartões vencidos e erros manuais de cobrança. Para uma rede de médio porte como a Força Fitness, essa lacuna se traduziu no desaparecimento de dezenas de milhares de reais todos os meses.

Esta é a história de como uma rede de academias corrigiu esse vazamento de receita – e transformou toda a sua operação no processo.

O desafio: processos manuais que drenam receitas e tempo da equipe

Ricardo Menezes fundou a Força Fitness em 2017 com um único local no bairro de Pinheiros, em São Paulo. No início de 2024, a rede expandiu-se para 12 locais na área metropolitana da cidade, com uma adesão combinada de mais de 8.400 membros ativos.

O crescimento, no entanto, trouxe complexidade. A rede de academias funcionava com uma colcha de retalhos de ferramentas desconectadas:

Um sistema legado de gerenciamento de academia (somente desktop, sem integrações de API) para check-ins

Planilhas para rastrear renovações de assinaturas e status de pagamento

Transferências bancárias manuais e boletos (um método de pagamento comum no Brasil) para faturamento

Grupos de WhatsApp para comunicação interna entre localidades

Um site básico sem capacidade de inscrição online

"Estávamos crescendo, mas nossos sistemas não cresciam conosco. Todos os meses, minha equipe administrativa passava as primeiras duas semanas apenas cuidando dos pagamentos. Tínhamos três funcionários em tempo integral cujo trabalho principal era ligar para os membros sobre faturas vencidas. Era insustentável."

— Ricardo Menezes, fundador e CEO, Força Fitness

Os problemas eram quantificáveis e dolorosos:

Área problemática

Impacto Mensal

Pagamentos falhados ou perdidos

R$ 38 mil em receitas não arrecadadas

Horas da equipe no acompanhamento manual de pagamentos

Cerca de 180 horas em todos os locais

Taxa de rotatividade de membros (mensal)

7,2% – bem acima da meta da indústria de 4-5%

Horário de integração de novos membros

25-30 minutos por membro (apenas pessoalmente)

Dias para resolver uma disputa de faturamento

5 a 8 dias úteis em média

O custo financeiro foi gritante. Com R$ 38 mil por mês apenas em pagamentos inadimplentes, a rede estava deixando R$ 456 mil por ano na mesa – o suficiente para financiar a abertura de um local totalmente novo.

Enquanto isso, a taxa de rotatividade mensal de 7,2% significava que a rede estava efetivamente substituindo toda a sua base de membros a cada 14 meses. Uma parte significativa dessa rotatividade foi involuntária – membros cujos pagamentos falharam e que nunca foram devidamente reengajados.

Por que a Força Fitness escolheu a Mewayz

A equipe de Ricardo avaliou diversas soluções, incluindo plataformas específicas para academias como Tecnofit e EVO, além de ferramentas de negócios de uso geral. Os requisitos eram claros:

Pagamentos recorrentes automatizados com lógica de repetição para transações com falha

Funcionalidade de CRM para rastrear o ciclo de vida dos membros em todos os 12 locais

Inscrição online e autoatendimento para novos e ex

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.