Jak brazylijska sieć siłowni zautomatyzowała członkostwo i pobieranie płatności za pomocą Mewayz

Studium przypadku — branża fitness

Jak brazylijska sieć siłowni zautomatyzowała członkostwo i pobieranie płatności

Força Fitness przeszła od utraty 38 000 R$ miesięcznie i nieudanych płatności do uruchomienia w pełni zautomatyzowanego mechanizmu członkostwa w 12 lokalizacjach – w niecałe 90 dni.

Wyniki w skrócie

73%

Zmniejszenie liczby nieudanych płatności

162 godz

Zapisano miesięcznie na koncie administracyjnym

456 tys. dolarów kanadyjskich

Odzyskany roczny dochód

41%

Spadek liczby odejść członków

Firma: Força Fitness (fikcyjny kompozyt oparty na rzeczywistych wzorcach branżowych)

Lokalizacja: obszar metropolitalny São Paulo, Brazylia

Rozmiar: 12 lokalizacji, ponad 8400 aktywnych członków

Branża: Zdrowie i fitness

Wykorzystane narzędzia: Mewayz CRM, fakturowanie, automatyzacja płatności, sekwencje e-maili, strony docelowe

Brazylijski rynek siłowni: szansa warta 3,2 miliarda dolarów z problemem płatności

Brazylia jest drugim co do wielkości rynkiem siłowni na świecie, zaraz za Stanami Zjednoczonymi. Według Międzynarodowego Stowarzyszenia Zdrowia, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) i badań rynku przeprowadzonych przez WorldMetrics, w kraju znajduje się ponad 31 000 obiektów fitness obsługujących około 9,6 miliona członków siłowni, generujących szacunkowo 3,2 miliarda dolarów rocznych przychodów w 2025 roku.

Jednak pod tymi imponującymi liczbami kryje się ciągłe wyzwanie operacyjne: pobieranie płatności. Badania branżowe wskazują, że brazylijskie siłownie tracą od 15% do 28% oczekiwanych miesięcznych przychodów z powodu nieudanych płatności, wygaśnięcia kart i błędów w ręcznym rozliczeniu. W przypadku sieci średniej wielkości, takiej jak Força Fitness, różnica ta przekładała się na dziesiątki tysięcy reali znikających każdego miesiąca.

Oto historia o tym, jak pewna sieć siłowni załatała wyciek przychodów i przy okazji przekształciła całą swoją działalność.

Wyzwanie: ręczne procesy pochłaniające przychody i czas personelu

Ricardo Menezes założył Força Fitness w 2017 roku z jedną lokalizacją w dzielnicy Pinheiros w São Paulo. Na początku 2024 r. sieć rozrosła się do 12 lokalizacji na terenie obszaru metropolitalnego miasta i liczy łącznie ponad 8400 aktywnych członków.

Rozwój jednak przyniósł złożoność. Sieć siłowni działała na zlepku odłączonych narzędzi:

Starszy system zarządzania siłownią (tylko komputer stacjonarny, bez integracji API) do odpraw

Arkusze kalkulacyjne do śledzenia odnowień członkostwa i statusu płatności

Ręczne przelewy bankowe i boleto (popularna brazylijska metoda płatności) w celu rozliczeń

Grupy WhatsApp do komunikacji wewnętrznej pomiędzy lokalizacjami

Podstawowa witryna internetowa bez możliwości rejestracji online

„Rozwijaliśmy się, ale nasze systemy nie rosły wraz z nami. Co miesiąc moi pracownicy administracyjni przez pierwsze dwa tygodnie skupiali się na płatnościach. Mieliśmy trzy pełnoetatowe osoby, których głównym zadaniem było dzwonienie do członków w sprawie zaległych faktur. Było to nie do utrzymania”.

— Ricardo Menezes, założyciel i dyrektor generalny Força Fitness

Problemy były wymierne i bolesne:

Obszar problemowy

Miesięczny wpływ

Nieudane lub utracone płatności

Niepobrane przychody w wysokości 38 000 R$

Godziny pracy personelu związane z monitorowaniem płatności ręcznych

~180 godzin we wszystkich lokalizacjach

Wskaźnik rezygnacji członków (miesięcznie)

7,2% — znacznie powyżej docelowego poziomu branżowego wynoszącego 4–5%.

Czas wdrożenia nowego członka

25-30 minut na członka (tylko osobiście)

Dni na rozstrzygnięcie sporu dotyczącego płatności

Średnio 5-8 dni roboczych

Koszty finansowe były ogromne. Przy samych nieudanych płatnościach wynoszących 38 000 R $ miesięcznie sieć pozostawiała na stole 456 000 R $ rocznie, co wystarczyłoby na sfinansowanie otwarcia zupełnie nowej lokalizacji.

Tymczasem miesięczny wskaźnik odejść na poziomie 7,2% oznaczał, że sieć skutecznie zastępowała całą bazę członkowską co 14 miesięcy. Znaczna część tej rezygnacji była mimowolna – członkowie, którym nie udało się dokonać płatności i którzy nigdy nie zostali odpowiednio ponownie zaangażowani.

Dlaczego Força Fitness wybrała firmę Mewayz

Zespół Ricardo ocenił kilka rozwiązań, w tym platformy przeznaczone do ćwiczeń, takie jak Tecnofit i EVO, a także narzędzia biznesowe ogólnego przeznaczenia. Wymagania były jasne:

Zautomatyzowane płatności cykliczne z logiką ponawiania transakcji w przypadku nieudanych transakcji

Funkcjonalność CRM do śledzenia cykli życia członków we wszystkich 12 lokalizacjach

Rejestracja online i samoobsługa dla nowych i byłych

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.