Hvordan en brasiliansk treningskjede automatiserte innsamling av medlemskap og betaling med Mewayz

Kasusstudie – Fitness Industry

Hvordan en brasiliansk treningskjede automatiserte innsamling av medlemskap og betaling

Força Fitness gikk fra å tape R$38 000/måned til mislykkede betalinger til å kjøre en helautomatisert medlemsmotor på 12 lokasjoner – på under 90 dager.

Resultater på et øyeblikk

73 %

Reduksjon i mislykkede betalinger

162 timer

Lagret per måned på Admin

R$456K

Gjenvunnet årlig inntekt

41 %

Nedgang i medlemsavgang

Bedrift: Força Fitness (fiktiv kompositt basert på ekte industrimønstre)

Sted: São Paulo storbyområde, Brasil

Størrelse: 12 lokasjoner, 8400+ aktive medlemmer

Bransje: Helse og trening

Verktøy som brukes: Mewayz CRM, fakturering, betalingsautomatisering, e-postsekvenser, landingssider

Det brasilianske treningsmarkedet: En mulighet på 3,2 milliarder dollar med et betalingsproblem

Brasil er det nest største treningsmarkedet i verden, bare etter USA. I følge International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) og markedsundersøkelser fra WorldMetrics, har landet over 31 000 treningsfasiliteter som betjener omtrent 9,6 millioner treningsmedlemmer, og genererer anslagsvis 3,2 milliarder dollar i årlig inntekt fra 2025.

Men under disse imponerende tallene ligger en vedvarende operasjonell utfordring: betalingsinnkreving. Bransjeundersøkelser indikerer at brasilianske treningssentre taper mellom 15 % og 28 % av forventet månedlig inntekt på grunn av mislykkede betalinger, utløpte kort og manuelle faktureringsfeil. For en mellomstor kjede som Força Fitness ble dette gapet oversatt til at titusenvis av realiser forsvant hver eneste måned.

Dette er historien om hvordan en treningskjede plugget den inntektslekkasjen - og transformerte hele driften i prosessen.

Utfordringen: Manuelle prosesser som tømmer inntekter og personaltid

Ricardo Menezes grunnla Força Fitness i 2017 med ett sted i Pinheiros-området i São Paulo. I begynnelsen av 2024 hadde kjeden utvidet seg til 12 lokasjoner over hele byens storbyområde, med et samlet medlemskap på over 8 400 aktive medlemmer.

Veksten hadde imidlertid ført til kompleksitet. Treningskjeden kjørte på et lappeteppe av frakoblede verktøy:

Et eldre treningssystem (kun for skrivebord, ingen API-integrasjoner) for innsjekkinger

Regneark for sporing av medlemskapsfornyelser og betalingsstatus

Manuelle bankoverføringer og boletos (en vanlig brasiliansk betalingsmåte) for fakturering

WhatsApp-grupper for intern kommunikasjon mellom lokasjoner

Et grunnleggende nettsted uten mulighet for online registrering

"Vi vokste, men systemene våre vokste ikke sammen med oss. Hver måned brukte administratorpersonalet mitt de to første ukene på å bare jage etter betalinger. Vi hadde tre heltidspersoner hvis primære jobb var å ringe medlemmer om forfalte fakturaer. Det var uholdbart."

— Ricardo Menezes, grunnlegger og administrerende direktør, Força Fitness

Problemene var kvantifiserbare og smertefulle:

Problemområde

Månedlig påvirkning

Mislykkede eller tapte betalinger

R$38 000 i uinnkrevde inntekter

Personaltimer på manuell betalingsoppfølging

~180 timer på alle steder

Medlemsavgang (månedlig)

7,2 % — godt over industrimålet på 4–5 %

Påmeldingstid for nytt medlem

25-30 minutter per medlem (kun personlig)

Dager for å løse en faktureringstvist

5-8 virkedager i gjennomsnitt

Den økonomiske belastningen var sterk. Med R$38 000 per måned i mislykkede betalinger alene, la kjeden 456 000 R$ per år på bordet – nok til å finansiere åpningen av et helt nytt sted.

I mellomtiden betydde den månedlige avgangsprosenten på 7,2 % at kjeden i praksis erstattet hele medlemsbasen hver 14. måned. En betydelig del av denne avgangen var ufrivillig - medlemmer hvis betalinger mislyktes og som aldri ble skikkelig engasjert på nytt.

Hvorfor Força Fitness valgte Mewayz

Ricardos team evaluerte flere løsninger, inkludert treningsstudiospesifikke plattformer som Tecnofit og EVO, samt generelle forretningsverktøy. Kravene var klare:

Automatiserte gjentakende betalinger med logikk på nytt for mislykkede transaksjoner

CRM-funksjonalitet for å spore medlemslivssykluser på tvers av alle 12 lokasjoner

Online påmelding og selvbetjening for nye og eks

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.