Bagaimana Keanggotaan Otomatis dan Pengumpulan Pembayaran Rantai Gym Brasil dengan Mewayz

Studi Kasus - Industri Kebugaran

Bagaimana Keanggotaan Otomatis dan Pengumpulan Pembayaran Rantai Gym Brasil

Força Fitness berubah dari kerugian sebesar R$38.000/bulan, kegagalan pembayaran, hingga menjalankan mesin keanggotaan yang sepenuhnya otomatis di 12 lokasi — dalam waktu kurang dari 90 hari.

Sekilas Hasil

73%

Pengurangan Pembayaran Gagal

162 jam

Disimpan per Bulan di Admin

R$456K

Pendapatan Tahunan Dipulihkan

41%

Penurunan Churn Anggota

Perusahaan: Força Fitness (gabungan fiksi berdasarkan pola industri nyata)

Lokasi: Wilayah metropolitan São Paulo, Brasil

Ukuran: 12 lokasi, 8.400+ anggota aktif

Industri: Kesehatan & Kebugaran

Alat yang Digunakan: Mewayz CRM, Faktur, Otomatisasi Pembayaran, Urutan Email, Halaman Arahan

Pasar Gym Brasil: Peluang $3,2 Miliar Dengan Masalah Pembayaran

Brasil adalah pasar gym terbesar kedua di dunia, setelah Amerika Serikat. Menurut International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) dan riset pasar dari WorldMetrics, negara ini memiliki lebih dari 31.000 fasilitas kebugaran yang melayani sekitar 9,6 juta anggota gym, menghasilkan pendapatan tahunan sekitar $3,2 miliar pada tahun 2025.

Namun di balik angka-angka yang mengesankan tersebut terdapat tantangan operasional yang terus-menerus: pengumpulan pembayaran. Survei industri menunjukkan bahwa pusat kebugaran di Brasil kehilangan antara 15% dan 28% pendapatan bulanan yang diharapkan karena pembayaran yang gagal, kartu kedaluwarsa, dan kesalahan penagihan manual. Untuk jaringan skala menengah seperti Força Fitness, kesenjangan tersebut berarti hilangnya puluhan ribu reais setiap bulannya.

Ini adalah kisah tentang bagaimana sebuah jaringan gym mengatasi kebocoran pendapatan tersebut — dan mengubah seluruh operasinya dalam prosesnya.

Tantangannya: Proses Manual Menguras Pendapatan dan Waktu Staf

Ricardo Menezes mendirikan Força Fitness pada tahun 2017 dengan satu lokasi di lingkungan Pinheiros di São Paulo. Pada awal tahun 2024, jaringan ini telah berkembang ke 12 lokasi di seluruh wilayah metropolitan kota, dengan gabungan keanggotaan lebih dari 8.400 anggota aktif.

Namun, pertumbuhan telah membawa kompleksitas. Jaringan gym berjalan dengan peralatan yang tidak terhubung:

Sistem manajemen gym lama (khusus desktop, tanpa integrasi API) untuk check-in

Spreadsheet untuk melacak perpanjangan keanggotaan dan status pembayaran

Transfer bank manual dan boletos (metode pembayaran umum di Brasil) untuk penagihan

Grup WhatsApp untuk komunikasi internal antar lokasi

Situs web dasar tanpa kemampuan mendaftar online

"Kami berkembang, namun sistem kami tidak berkembang bersama kami. Setiap bulan, staf admin saya menghabiskan dua minggu pertama hanya mengejar pembayaran. Kami memiliki tiga orang penuh waktu yang pekerjaan utamanya menelepon anggota tentang tagihan yang telah jatuh tempo. Itu tidak berkelanjutan."

— Ricardo Menezes, Pendiri & CEO, Força Fitness

Masalahnya dapat diukur dan menyakitkan:

Bidang Masalah

Dampak Bulanan

Pembayaran gagal atau terlewat

R$38.000 pendapatan yang tidak tertagih

Jam kerja staf untuk tindak lanjut pembayaran manual

~180 jam di semua lokasi

Tingkat churn anggota (bulanan)

7,2% — jauh di atas target industri sebesar 4-5%.

Waktu orientasi anggota baru

25-30 menit per anggota (khusus tatap muka)

Hari untuk menyelesaikan sengketa penagihan

Rata-rata 5-8 hari kerja

Kerugian finansial sangat besar. Dengan pembayaran yang gagal sebesar R$38.000 per bulan saja, jaringan tersebut menyisakan R$456.000 per tahun — cukup untuk mendanai pembukaan lokasi yang benar-benar baru.

Sementara itu, tingkat churn bulanan sebesar 7,2% berarti jaringan tersebut secara efektif mengganti seluruh basis keanggotaannya setiap 14 bulan. Sebagian besar dari churn tersebut terjadi tanpa disengaja – anggota yang pembayarannya gagal dan tidak pernah terlibat kembali dengan benar.

Mengapa Força Fitness Memilih Mewayz

Tim Ricardo mengevaluasi beberapa solusi, termasuk platform khusus gym seperti Tecnofit dan EVO, serta alat bisnis untuk keperluan umum. Persyaratannya jelas:

Pembayaran berulang otomatis dengan logika coba lagi untuk transaksi yang gagal

Fungsi CRM untuk melacak siklus hidup anggota di 12 lokasi

Pendaftaran online dan layanan mandiri untuk yang baru dan bekas

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.