Hogyan automatizálta a brazil edzőtermi láncot a tagság és a fizetések beszedése a Mewayz segítségével

Esettanulmány – Fitneszipar

Hogyan automatizálta a brazil edzőtermi lánc a tagságot és a fizetések beszedését

A Força Fitness a havi 38 000 R$-os veszteségről a sikertelen fizetések miatt teljesen automatizált tagsági motort futtatott 12 helyen – kevesebb mint 90 nap alatt.

Eredmények egy pillantással

73%

A sikertelen fizetések csökkentése

162 óra

Mentett havonta a rendszergazdai oldalon

456 000 R$

Megtérült éves bevétel

41%

A tagok lemorzsolódása

Cég: Força Fitness (valós iparági mintákon alapuló kitalált kompozit)

Helyszín: São Paulo nagyvárosi területe, Brazília

Méret: 12 hely, 8400+ aktív tag

Iparág: Egészség és fitnesz

Használt eszközök: Mewayz CRM, számlázás, fizetésautomatizálás, e-mail sorozatok, céloldalak

A brazil edzőtermi piac: 3,2 milliárd dolláros lehetőség fizetési problémával

Brazília a második legnagyobb edzőtermi piac a világon, csak az Egyesült Államok mögött. Az International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) és a WorldMetrics piackutatása szerint az ország több mint 31 000 fitneszlétesítménnyel büszkélkedhet, amelyek megközelítőleg 9,6 millió edzőtermi tagot szolgálnak ki, és 2025-ig évi 3,2 milliárd dolláros bevételt termelnek.

De e lenyűgöző számok mögött egy állandó működési kihívás rejlik: a fizetések beszedése. Iparági felmérések szerint a brazil edzőtermek a várható havi bevétel 15-28%-át veszítik el sikertelen fizetések, lejárt kártyák és kézi számlázási hibák miatt. Az olyan közepes méretű láncok esetében, mint a Força Fitness, ez a szakadék több tízezer realitást eredményezett minden egyes hónapban.

Ez a történet arról szól, hogyan zárta be az egyik edzőtermi lánc azt a bevételszivárgást – és eközben átalakította az egész működését.

A kihívás: Kézi folyamatok a bevételek és a személyzeti idő levezetése

Ricardo Menezes 2017-ben alapította a Força Fitnesst egyetlen helyen, São Paulo Pinheiros negyedében. 2024 elejére a lánc 12 helyszínre bővült a város nagyvárosi területén, összesen több mint 8400 aktív taggal.

A növekedés azonban összetettséget hozott. Az edzőtermi lánc szétkapcsolt eszközök folthalmazán futott:

Egy régi edzőterem-felügyeleti rendszer (csak asztali számítógépen, API-integráció nélkül) a bejelentkezéshez

Táblázatok a tagság megújításának és a fizetési állapot nyomon követéséhez

Kézi banki átutalások és boletók (egy általános brazil fizetési mód) a számlázáshoz

WhatsApp csoportok a helyek közötti belső kommunikációhoz

Egy alapvető webhely online regisztrációs lehetőség nélkül

"Növekedtünk, de a rendszereink nem fejlődtek velünk. Minden hónapban az adminisztrátorom az első két hetet csak a kifizetések hajszolásával töltötte. Három főállású emberünk volt, akiknek az volt az elsődleges feladata, hogy lejárt számlák miatt hívják a tagokat. Ez nem volt fenntartható."

– Ricardo Menezes, a Força Fitness alapítója és vezérigazgatója

A problémák számszerűsíthetők és fájdalmasak voltak:

Problémás terület

Havi hatás

Sikertelen vagy elmulasztott fizetések

38 000 R$ be nem szedett bevétel

Munkaidő a kézi fizetés nyomon követése során

~180 óra minden helyen

Tagok lemorzsolódási aránya (havi)

7,2% – jóval meghaladja a 4-5%-os iparági célt

Új tag felvételi ideje

Tagonként 25-30 perc (csak személyesen)

Napok a számlázási vita megoldására

Átlagosan 5-8 munkanap

Az anyagi terhek súlyosak voltak. A sikertelen kifizetések miatt havi 38 000 R$-nál a lánc évi 456 000 R$-t hagyott az asztalon – ez elegendő egy teljesen új hely megnyitásának finanszírozásához.

Eközben a 7,2%-os havi lemorzsolódás azt jelentette, hogy a lánc gyakorlatilag 14 havonta lecserélte teljes tagságát. A lemorzsolódás jelentős része önkéntelen volt – olyan tagok, akiknek fizetése meghiúsult, és akiket soha nem vettek fel megfelelően újra.

Miért választotta a Força Fitness a Mewayzt?

Ricardo csapata számos megoldást értékelt, beleértve az edzőterem-specifikus platformokat, mint például a Tecnofit és az EVO, valamint az általános célú üzleti eszközöket. A követelmények egyértelműek voltak:

Automatizált ismétlődő fizetések újrapróbálkozási logikával sikertelen tranzakciók esetén

CRM-funkció a tagok életciklusának nyomon követéséhez mind a 12 helyen

Online regisztráció és önkiszolgálás új és volt

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.