ब्राज़ीलियाई जिम श्रृंखला ने मेवेज़ के साथ सदस्यता और भुगतान संग्रह को कैसे स्वचालित किया

केस स्टडी - फिटनेस उद्योग

ब्राज़ीलियाई जिम श्रृंखला ने सदस्यता और भुगतान संग्रह को कैसे स्वचालित किया

Força फ़िटनेस को प्रति माह R$38,000 का नुकसान हुआ और असफल भुगतान से लेकर 12 स्थानों पर पूरी तरह से स्वचालित सदस्यता इंजन चलाने तक - 90 दिनों से कम समय में चला गया।

परिणाम एक नज़र में

73%

विफल भुगतान में कमी

162 बजे

व्यवस्थापक पर प्रति माह सहेजा गया

आर$456K

वार्षिक राजस्व की वसूली

41%

सदस्य मंथन में कमी

कंपनी: फोर्का फिटनेस (वास्तविक उद्योग पैटर्न पर आधारित काल्पनिक समग्र)

स्थान: साओ पाउलो महानगरीय क्षेत्र, ब्राज़ील

आकार: 12 स्थान, 8,400+ सक्रिय सदस्य

उद्योग: स्वास्थ्य एवं फ़िटनेस

प्रयुक्त उपकरण: मेवेज़ सीआरएम, चालान, भुगतान स्वचालन, ईमेल अनुक्रम, लैंडिंग पृष्ठ

ब्राज़ीलियाई जिम बाज़ार: भुगतान समस्या के साथ $3.2 बिलियन का अवसर

संयुक्त राज्य अमेरिका के बाद ब्राजील दुनिया का दूसरा सबसे बड़ा जिम बाजार है। इंटरनेशनल हेल्थ, रैकेट एंड स्पोर्ट्सक्लब एसोसिएशन (IHRSA) और वर्ल्डमेट्रिक्स के बाजार अनुसंधान के अनुसार, देश में लगभग 9.6 मिलियन जिम सदस्यों को सेवा प्रदान करने वाली 31,000 से अधिक फिटनेस सुविधाएं हैं, जिससे 2025 तक वार्षिक राजस्व में अनुमानित $ 3.2 बिलियन का उत्पादन होता है।

लेकिन उन प्रभावशाली संख्याओं के पीछे एक निरंतर परिचालन चुनौती है: भुगतान संग्रह। उद्योग सर्वेक्षणों से संकेत मिलता है कि असफल भुगतान, समाप्त कार्ड और मैन्युअल बिलिंग त्रुटियों के कारण ब्राज़ीलियाई जिमों को अपेक्षित मासिक राजस्व का 15% से 28% तक का नुकसान होता है। फ़ोर्का फ़िटनेस जैसी मध्यम आकार की श्रृंखला के लिए, यह अंतर हर एक महीने में हज़ारों रीस के गायब होने में तब्दील हो गया।

यह कहानी है कि कैसे एक जिम श्रृंखला ने उस राजस्व रिसाव को रोका - और इस प्रक्रिया में अपने पूरे ऑपरेशन को बदल दिया।

चुनौती: मैन्युअल प्रक्रियाएं राजस्व और कर्मचारियों का समय बर्बाद करती हैं

रिकार्डो मेनेजेस ने 2017 में साओ पाउलो के पिनहिरोस पड़ोस में एक ही स्थान पर फोर्का फिटनेस की स्थापना की। 2024 की शुरुआत तक, 8,400 से अधिक सक्रिय सदस्यों की संयुक्त सदस्यता के साथ, श्रृंखला शहर के महानगरीय क्षेत्र में 12 स्थानों तक विस्तारित हो गई थी।

हालाँकि, विकास जटिलता लेकर आया था। जिम श्रृंखला अलग-अलग उपकरणों के पैचवर्क पर चल रही थी:

चेक-इन के लिए एक विरासत जिम प्रबंधन प्रणाली (केवल डेस्कटॉप, कोई एपीआई एकीकरण नहीं)।

सदस्यता नवीनीकरण और भुगतान स्थिति पर नज़र रखने के लिए स्प्रेडशीट

बिलिंग के लिए मैन्युअल बैंक हस्तांतरण और बोलेटो (एक सामान्य ब्राज़ीलियाई भुगतान विधि)।

स्थानों के बीच आंतरिक संचार के लिए व्हाट्सएप समूह

एक बुनियादी वेबसाइट जिसमें कोई ऑनलाइन साइन-अप क्षमता नहीं है

"हम बढ़ रहे थे, लेकिन हमारे सिस्टम हमारे साथ नहीं बढ़ रहे थे। हर महीने, मेरे व्यवस्थापक कर्मचारी पहले दो सप्ताह केवल भुगतान के पीछे बिताते थे। हमारे पास तीन पूर्णकालिक लोग थे जिनका प्राथमिक काम सदस्यों को अतिदेय चालान के बारे में कॉल करना था। यह टिकाऊ नहीं था।"

- रिकार्डो मेनेजेस, संस्थापक और सीईओ, फोर्का फिटनेस

समस्याएँ परिमाणात्मक और दर्दनाक थीं:

समस्या क्षेत्र

मासिक प्रभाव

भुगतान विफल या छूट गया

R$38,000 असंग्रहित राजस्व

मैन्युअल भुगतान अनुवर्ती पर स्टाफ घंटे

सभी स्थानों पर ~180 घंटे

सदस्य मंथन दर (मासिक)

7.2% - 4-5% उद्योग लक्ष्य से काफी ऊपर

नए सदस्य के शामिल होने का समय

प्रति सदस्य 25-30 मिनट (केवल व्यक्तिगत रूप से)

बिलिंग विवाद सुलझाने के लिए दिन

औसतन 5-8 कार्यदिवस

वित्तीय क्षति गंभीर थी. अकेले असफल भुगतानों में R$38,000 प्रति माह पर, श्रृंखला मेज़ पर प्रति वर्ष R$456,000 छोड़ रही थी - जो एक पूरी तरह से नए स्थान के उद्घाटन के लिए पर्याप्त है।

इस बीच, 7.2% मासिक मंथन दर का मतलब था कि श्रृंखला हर 14 महीने में अपने संपूर्ण सदस्यता आधार को प्रभावी ढंग से बदल रही थी। उस मंथन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा अनैच्छिक था - वे सदस्य जिनका भुगतान विफल हो गया था और जिन्हें कभी भी उचित तरीके से दोबारा नियुक्त नहीं किया गया था।

फोर्का फिटनेस ने मेवेज़ को क्यों चुना

रिकार्डो की टीम ने कई समाधानों का मूल्यांकन किया, जिनमें टेक्नोफिट और ईवीओ जैसे जिम-विशिष्ट प्लेटफॉर्म के साथ-साथ सामान्य-उद्देश्य वाले व्यावसायिक उपकरण भी शामिल हैं। आवश्यकताएँ स्पष्ट थीं:

विफल लेनदेन के लिए पुनः प्रयास तर्क के साथ स्वचालित आवर्ती भुगतान

सभी 12 स्थानों पर सदस्य जीवनचक्र को ट्रैक करने के लिए सीआरएम कार्यक्षमता

नए और पूर्व के लिए ऑनलाइन साइन-अप और स्वयं-सेवा

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.