Comment une chaîne de gymnases brésilienne a automatisé la collecte des adhésions et des paiements avec Mewayz

Étude de cas — Industrie du fitness

Comment une chaîne brésilienne de gymnases a automatisé la collecte des adhésions et des paiements

Força Fitness est passée d'une perte de 38 000 R$/mois à des échecs de paiement à l'exploitation d'un moteur d'adhésion entièrement automatisé sur 12 sites, en moins de 90 jours.

Résultats en un coup d'œil

73%

Réduction des échecs de paiement

162 heures

Économisé par mois sur l'administrateur

456 000 R$

Revenu annuel récupéré

41%

Diminution du taux de désabonnement des membres

Entreprise : Força Fitness (composite fictif basé sur des modèles réels de l'industrie)

Localisation : Région métropolitaine de São Paulo, Brésil

Taille : 12 emplacements, plus de 8 400 membres actifs

Secteur : Santé et remise en forme

Outils utilisés : Mewayz CRM, facturation, automatisation des paiements, séquences d'e-mails, pages de destination

Le marché brésilien des salles de sport : une opportunité de 3,2 milliards de dollars avec un problème de paiement

Le Brésil est le deuxième marché mondial des salles de sport, derrière les États-Unis. Selon l'International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) et une étude de marché réalisée par WorldMetrics, le pays compte plus de 31 000 installations de fitness desservant environ 9,6 millions de membres de salles de sport, générant un chiffre d'affaires annuel estimé à 3,2 milliards de dollars à partir de 2025.

Mais derrière ces chiffres impressionnants se cache un défi opérationnel persistant : le recouvrement des paiements. Des enquêtes sectorielles indiquent que les salles de sport brésiliennes perdent entre 15 % et 28 % de leurs revenus mensuels attendus en raison d'échecs de paiement, de cartes expirées et d'erreurs de facturation manuelle. Pour une chaîne de taille moyenne comme Força Fitness, cet écart s'est traduit par la disparition de dizaines de milliers de reais chaque mois.

C'est l'histoire de la façon dont une chaîne de salles de sport a colmaté cette fuite de revenus et transformé l'ensemble de ses opérations dans le processus.

Le défi : les processus manuels drainent des revenus et du temps du personnel

Ricardo Menezes a fondé Força Fitness en 2017 avec un seul emplacement dans le quartier Pinheiros de São Paulo. Début 2024, la chaîne s'était étendue à 12 sites dans la zone métropolitaine de la ville, avec un effectif combiné de plus de 8 400 membres actifs.

Toutefois, la croissance a apporté de la complexité. La chaîne de salles de sport fonctionnait avec une mosaïque d’outils déconnectés :

Un ancien système de gestion de salle de sport (ordinateur de bureau uniquement, pas d'intégration API) pour les enregistrements

Feuilles de calcul pour suivre les renouvellements d’adhésion et l’état des paiements

Virements bancaires manuels et boletos (un mode de paiement brésilien courant) pour la facturation

Groupes WhatsApp pour la communication interne entre les sites

Un site Web de base sans possibilité d'inscription en ligne

"Nous étions en croissance, mais nos systèmes n'évoluaient pas avec nous. Chaque mois, mon personnel administratif passait les deux premières semaines à courir après les paiements. Nous avions trois personnes à temps plein dont la tâche principale consistait à appeler les membres au sujet des factures en souffrance. Ce n'était pas viable."

— Ricardo Menezes, fondateur et PDG, Força Fitness

Les problèmes étaient quantifiables et douloureux :

Zone problématique

Impact mensuel

Paiements échoués ou manqués

38 000 BRL de revenus non perçus

Heures de travail sur le suivi manuel des paiements

~180 heures sur tous les sites

Taux de désabonnement des membres (mensuel)

7,2 % — bien au-dessus de l'objectif de 4 à 5 % de l'industrie

Heure d’intégration des nouveaux membres

25-30 minutes par membre (en personne seulement)

Jours pour résoudre un litige de facturation

5 à 8 jours ouvrés en moyenne

Le bilan financier était lourd. À 38 000 R$ par mois rien qu'en paiements échoués, la chaîne laissait 456 000 R$ par an sur la table – suffisamment pour financer l'ouverture d'un tout nouveau site.

Pendant ce temps, le taux de désabonnement mensuel de 7,2 % signifiait que la chaîne remplaçait effectivement l’intégralité de sa base de membres tous les 14 mois. Une partie importante de ce taux de désabonnement était involontaire : des membres dont les paiements ont échoué et qui n’ont jamais été correctement réengagés.

Pourquoi Força Fitness a choisi Mewayz

L'équipe de Ricardo a évalué plusieurs solutions, notamment des plateformes spécifiques aux salles de sport comme Tecnofit et EVO, ainsi que des outils commerciaux à usage général. Les exigences étaient claires :

Paiements récurrents automatisés avec logique de nouvelle tentative pour les transactions ayant échoué

Fonctionnalité CRM pour suivre les cycles de vie des membres sur les 12 sites

Inscription en ligne et libre-service pour les nouveaux et les anciens

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.