Πώς μια βραζιλιάνικη αλυσίδα γυμναστηρίου αυτοματοποίησε τη συλλογή μελών και πληρωμών με τη Mewayz

Μελέτη περίπτωσης — Βιομηχανία γυμναστικής

Πώς μια αυτοματοποιημένη συλλογή μελών και πληρωμών για μια αλυσίδα γυμναστηρίου της Βραζιλίας

Το Força Fitness από την απώλεια 38.000 R$/μήνα σε αποτυχημένες πληρωμές στη λειτουργία μιας πλήρως αυτοματοποιημένης μηχανής συνδρομής σε 12 τοποθεσίες — σε λιγότερο από 90 ημέρες.

Αποτελέσματα με μια ματιά

73%

Μείωση αποτυχημένων πληρωμών

162 ώρες

Αποθηκεύεται ανά μήνα στο Admin

456 χιλιάδες R$

Ετήσια έσοδα που ανακτήθηκαν

41%

Μείωση της Ανατροπής Μελών

Εταιρεία: Força Fitness (φανταστικό σύνθετο που βασίζεται σε πραγματικά πρότυπα βιομηχανίας)

Τοποθεσία: Μητροπολιτική περιοχή του Σάο Πάολο, Βραζιλία

Μέγεθος: 12 τοποθεσίες, 8.400+ ενεργά μέλη

Κλάδος: Health & Fitness

Εργαλεία που χρησιμοποιούνται: Mewayz CRM, Τιμολόγηση, Αυτοματισμός Πληρωμών, Ακολουθίες email, Σελίδες προορισμού

Η αγορά του βραζιλιάνικου γυμναστηρίου: Ευκαιρία 3,2 δισεκατομμυρίων δολαρίων με πρόβλημα πληρωμής

Η Βραζιλία είναι η δεύτερη μεγαλύτερη αγορά γυμναστηρίου στον κόσμο, πίσω μόνο από τις Ηνωμένες Πολιτείες. Σύμφωνα με τη International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) και την έρευνα αγοράς από την WorldMetrics, η χώρα διαθέτει πάνω από 31.000 γυμναστήρια που εξυπηρετούν περίπου 9,6 εκατομμύρια μέλη γυμναστηρίου, δημιουργώντας περίπου 3,2 δισεκατομμύρια δολάρια σε ετήσια έσοδα από το 2025.

Αλλά κάτω από αυτούς τους εντυπωσιακούς αριθμούς κρύβεται μια επίμονη επιχειρησιακή πρόκληση: η είσπραξη πληρωμών. Οι έρευνες του κλάδου δείχνουν ότι τα γυμναστήρια της Βραζιλίας χάνουν μεταξύ 15% και 28% των αναμενόμενων μηνιαίων εσόδων λόγω αποτυχίας πληρωμών, ληγμένων καρτών και σφαλμάτων χειροκίνητης χρέωσης. Για μια μεσαίου μεγέθους αλυσίδα όπως το Força Fitness, αυτό το κενό μεταφράζεται σε δεκάδες χιλιάδες ρεάλ που εξαφανίζονται κάθε μήνα.

Αυτή είναι η ιστορία του τρόπου με τον οποίο μια αλυσίδα γυμναστηρίου εμπόδισε αυτή τη διαρροή εσόδων - και άλλαξε ολόκληρη τη λειτουργία της στη διαδικασία.

Η Πρόκληση: Μη αυτόματες διεργασίες που εξαντλούν τα έσοδα και τον χρόνο προσωπικού

Ο Ricardo Menezes ίδρυσε το Força Fitness το 2017 με μια ενιαία τοποθεσία στη γειτονιά Pinheiros του Σάο Πάολο. Μέχρι τις αρχές του 2024, η αλυσίδα είχε επεκταθεί σε 12 τοποθεσίες σε όλη τη μητροπολιτική περιοχή της πόλης, με συνολικά περισσότερα από 8.400 ενεργά μέλη.

Η ανάπτυξη, ωστόσο, είχε φέρει πολυπλοκότητα. Η αλυσίδα γυμναστηρίου λειτουργούσε σε ένα συνονθύλευμα αποσυνδεδεμένων εργαλείων:

Ένα παλαιού τύπου σύστημα διαχείρισης γυμναστηρίου (μόνο για επιτραπέζιους υπολογιστές, χωρίς ενσωματώσεις API) για check-in

Υπολογιστικά φύλλα για την παρακολούθηση των ανανεώσεων μελών και της κατάστασης πληρωμών

Μη αυτόματες τραπεζικές μεταφορές και boletos (μια κοινή μέθοδος πληρωμής στη Βραζιλία) για τιμολόγηση

Ομάδες WhatsApp για εσωτερική επικοινωνία μεταξύ τοποθεσιών

Ένας βασικός ιστότοπος χωρίς δυνατότητα ηλεκτρονικής εγγραφής

"Μεγαλώναμε, αλλά τα συστήματά μας δεν μεγάλωναν μαζί μας. Κάθε μήνα, το διοικητικό προσωπικό μου περνούσε τις πρώτες δύο εβδομάδες απλώς κυνηγώντας πληρωμές. Είχαμε τρία άτομα πλήρους απασχόλησης των οποίων η κύρια δουλειά ήταν να καλούν μέλη για ληξιπρόθεσμα τιμολόγια. Δεν ήταν βιώσιμη."

— Ricardo Menezes, Ιδρυτής & Διευθύνων Σύμβουλος, Força Fitness

Τα προβλήματα ήταν ποσοτικά και επώδυνα:

Περιοχή Προβλήματος

Μηνιαίος αντίκτυπος

Αποτυχημένες ή χαμένες πληρωμές

38.000 R$ σε μη εισπραχθέντα έσοδα

Ώρες προσωπικού για παρακολούθηση μη αυτόματης πληρωμής

~180 ώρες σε όλες τις τοποθεσίες

Ποσοστό αποβολής μελών (μηνιαία)

7,2% — πολύ πάνω από τον στόχο του κλάδου 4-5%.

Ώρα εισόδου νέου μέλους

25-30 λεπτά ανά μέλος (μόνο αυτοπροσώπως)

Ημέρες για την επίλυση μιας διαφοράς χρέωσης

5-8 εργάσιμες ημέρες κατά μέσο όρο

Το οικονομικό τίμημα ήταν μεγάλο. Μόνο με 38.000 R$ το μήνα σε αποτυχημένες πληρωμές, η αλυσίδα άφηνε 456.000 R$ ετησίως στο τραπέζι - αρκετά για να χρηματοδοτήσει το άνοιγμα μιας εντελώς νέας τοποθεσίας.

Εν τω μεταξύ, το μηνιαίο ποσοστό εκτροπής 7,2% σήμαινε ότι η αλυσίδα αντικαθιστούσε ουσιαστικά ολόκληρη τη βάση μελών της κάθε 14 μήνες. Ένα σημαντικό μέρος αυτής της ανατροπής ήταν ακούσιο - μέλη των οποίων οι πληρωμές απέτυχαν και που ποτέ δεν δεσμεύτηκαν ξανά σωστά.

Γιατί το Força Fitness επέλεξε το Mewayz

Η ομάδα του Ricardo αξιολόγησε διάφορες λύσεις, συμπεριλαμβανομένων πλατφορμών ειδικά για γυμναστήριο όπως το Tecnofit και το EVO, καθώς και επιχειρηματικά εργαλεία γενικής χρήσης. Οι απαιτήσεις ήταν σαφείς:

Αυτοματοποιημένες επαναλαμβανόμενες πληρωμές με λογική επανάληψης για αποτυχημένες συναλλαγές

Λειτουργία CRM για παρακολούθηση του κύκλου ζωής των μελών και στις 12 τοποθεσίες

Online εγγραφή και αυτοεξυπηρέτηση για νέους και πρώην

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.