Wie eine brasilianische Fitnessstudio-Kette mit Mewayz die Mitgliedschaft und den Zahlungseinzug automatisierte

Fallstudie – Fitnessbranche

Wie eine brasilianische Fitnessstudio-Kette die Mitgliedschaft und den Zahlungseinzug automatisierte

Força Fitness verlor 38.000 R$/Monat aufgrund fehlgeschlagener Zahlungen und führte in weniger als 90 Tagen eine vollautomatische Mitgliedschaftsmaschine an 12 Standorten ein.

Ergebnisse auf einen Blick

73 %

Reduzierung fehlgeschlagener Zahlungen

162 Std

Pro Monat auf Admin gespart

456.000 R$

Jahresumsatz wiederhergestellt

41 %

Rückgang der Mitgliederabwanderung

Unternehmen: Força Fitness (fiktive Zusammensetzung basierend auf realen Branchenmustern)

Standort: Metropolregion São Paulo, Brasilien

Größe: 12 Standorte, über 8.400 aktive Mitglieder

Branche: Gesundheit und Fitness

Verwendete Tools: Mewayz CRM, Rechnungsstellung, Zahlungsautomatisierung, E-Mail-Sequenzen, Landing Pages

Der brasilianische Fitnessstudio-Markt: Eine 3,2-Milliarden-Dollar-Chance mit Zahlungsproblemen

Brasilien ist nach den USA der zweitgrößte Fitnessstudio-Markt der Welt. Nach Angaben der International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) und einer Marktforschung von WorldMetrics verfügt das Land über mehr als 31.000 Fitnesseinrichtungen, die etwa 9,6 Millionen Fitnessstudio-Mitglieder betreuen und ab 2025 einen geschätzten Jahresumsatz von 3,2 Milliarden US-Dollar erwirtschaften.

Doch hinter diesen beeindruckenden Zahlen verbirgt sich eine anhaltende betriebliche Herausforderung: das Inkasso von Zahlungen. Branchenumfragen zeigen, dass brasilianische Fitnessstudios zwischen 15 % und 28 % des erwarteten monatlichen Umsatzes durch fehlgeschlagene Zahlungen, abgelaufene Karten und manuelle Abrechnungsfehler verlieren. Für eine mittelgroße Kette wie Força Fitness führte diese Lücke dazu, dass jeden Monat Zehntausende Reais verschwanden.

Dies ist die Geschichte, wie eine Fitnessstudio-Kette dieses Umsatzleck stopfte – und dabei ihren gesamten Betrieb umgestaltete.

Die Herausforderung: Manuelle Prozesse belasten Umsatz und Personalzeit

Ricardo Menezes gründete Força Fitness im Jahr 2017 mit einem einzigen Standort im Stadtteil Pinheiros in São Paulo. Bis Anfang 2024 war die Kette auf zwölf Standorte im gesamten Stadtgebiet angewachsen und hatte zusammen über 8.400 aktive Mitglieder.

Das Wachstum hatte jedoch Komplexität mit sich gebracht. Die Fitnessstudio-Kette lief mit einem Flickenteppich aus nicht miteinander verbundenen Geräten:

Ein veraltetes Fitnessstudio-Managementsystem (nur Desktop, keine API-Integrationen) für Check-ins

Tabellen zur Verfolgung von Mitgliedschaftsverlängerungen und Zahlungsstatus

Manuelle Banküberweisungen und Boletos (eine gängige brasilianische Zahlungsmethode) zur Abrechnung

WhatsApp-Gruppen für die interne Kommunikation zwischen Standorten

Eine einfache Website ohne Online-Anmeldemöglichkeit

„Wir wuchsen, aber unsere Systeme wuchsen nicht mit. Jeden Monat verbrachten meine Verwaltungsmitarbeiter die ersten zwei Wochen damit, Zahlungen nachzujagen. Wir hatten drei Vollzeitkräfte, deren Hauptaufgabe darin bestand, Mitglieder wegen überfälliger Rechnungen anzurufen. Das war nicht tragbar.“

— Ricardo Menezes, Gründer und CEO, Força Fitness

Die Probleme waren quantifizierbar und schmerzhaft:

Problembereich

Monatliche Auswirkung

Fehlgeschlagene oder verpasste Zahlungen

38.000 R$ an nicht eingezogenen Einnahmen

Personalstunden zur manuellen Zahlungsverfolgung

~180 Stunden an allen Standorten

Abwanderungsrate der Mitglieder (monatlich)

7,2 % – deutlich über dem Branchenziel von 4–5 %

Onboarding-Zeit für neue Mitglieder

25–30 Minuten pro Mitglied (nur persönlich)

Tage zur Beilegung eines Abrechnungsstreits

Durchschnittlich 5-8 Werktage

Der finanzielle Tribut war enorm. Bei 38.000 R$ pro Monat allein aufgrund fehlgeschlagener Zahlungen ließ die Kette 456.000 R$ pro Jahr übrig – genug, um die Eröffnung eines völlig neuen Standorts zu finanzieren.

Unterdessen bedeutete die monatliche Abwanderungsrate von 7,2 %, dass die Kette praktisch alle 14 Monate ihre gesamte Mitgliederbasis austauschte. Ein erheblicher Teil dieser Abwanderung erfolgte unfreiwillig – Mitglieder, deren Zahlungen ausfielen und die nie wieder ordnungsgemäß engagiert wurden.

Warum sich Força Fitness für Mewayz entschieden hat

Ricardos Team evaluierte mehrere Lösungen, darunter Fitnessstudio-spezifische Plattformen wie Tecnofit und EVO sowie allgemeine Business-Tools. Die Anforderungen waren klar:

Automatisierte wiederkehrende Zahlungen mit Wiederholungslogik für fehlgeschlagene Transaktionen

CRM-Funktionalität zur Verfolgung der Mitgliederlebenszyklen an allen 12 Standorten

Online-Anmeldung und Self-Service für Neu- und Ex-Mitglieder

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.